Cómo automatizar el alta de clientes
Un cliente nuevo se teclea hoy en tres sitios distintos, con tres resultados ligeramente distintos. De ahí nacen la mitad de los descuadres posteriores.
Cómo saber si te está pasando
- Los mismos datos se introducen en el ERP, el CRM y alguna hoja más.
- Hay clientes duplicados con variantes del nombre.
- Faltan datos fiscales cuando llega el momento de facturar.
- Cada comercial da de alta a su manera.
Cómo se automatiza, paso a paso
Un único punto de entrada
Un formulario, en el CRM o donde tenga sentido, con los campos obligatorios definidos. El alta empieza siempre en el mismo sitio y no en tres.
Validación del dato fiscal
Comprobación del formato del CIF o NIF y, para clientes intracomunitarios, validación del número de operador en el registro VIES. Detectarlo en el alta evita descubrirlo al facturar.
Detección de duplicados antes de crear
Búsqueda por CIF normalizado y por similitud de nombre en todos los sistemas antes de dar de alta nada. Si hay candidato, se propone enlazar en lugar de crear.
Propagación a los sistemas
El cliente se crea en el sistema propietario de cada dato: el fiscal en el ERP, el comercial en el CRM. No se replica todo en todas partes: cada sistema recibe lo que le corresponde.
Condiciones y riesgo
Asignación de tarifa, condiciones de pago y límite de crédito según las reglas que tengáis, con aviso cuando alguien se sale de ellas.
Qué sale mal cuando sale mal
Errores concretos de este proceso. Si estás valorando a otro proveedor, pregúntale por ellos.
Crear en todos los sistemas a la vez sin comprobar
Si el duplicado no se detecta antes, se replica en tres sitios y limpiarlo cuesta cinco veces más que haberlo evitado.
Casar por nombre
El nombre de una empresa se escribe de muchas formas. El CIF normalizado es el único identificador fiable, y para autónomos el NIF.
No limpiar antes de empezar
Automatizar sobre una base con duplicados heredados los perpetúa. La limpieza previa es trabajo real y se presupuesta como tal.
Qué necesitamos de ti
- Definición de qué sistema es propietario de cada dato
- Acceso de escritura a los sistemas implicados
- Criterio acordado sobre qué campos son obligatorios en el alta
Preguntas sobre alta de clientes
¿Puedo comprobar el CIF contra un registro oficial?
Para operadores intracomunitarios existe la validación en VIES y la usamos. Para el resto se valida formato y coherencia, y se pueden contratar fuentes de información mercantil si el volumen lo justifica.
¿Qué hago con los duplicados que ya tengo?
Se limpian en un trabajo aparte, con propuesta de fusión revisada por una persona. Fusionar clientes automáticamente es de las pocas cosas que nunca hacemos sin supervisión.
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Todos los procesos
Ver la lista completa de lo que automatizamos con más frecuencia.
¿Hablamos de qué se puede automatizar en tu empresa?
Una llamada de 30 minutos, sin coste y sin compromiso. Salimos de ella con dos o tres procesos concretos identificados y una estimación honesta de lo que costaría automatizarlos. Si creemos que no te compensa, te lo decimos en esa misma llamada.