Cómo automatizar el seguimiento de impagados
Perseguir cobros es incómodo y por eso se hace tarde y de forma desigual. Un sistema que avisa siempre a los mismos días cobra antes, sin que nadie tenga que armarse de valor.
Cómo saber si te está pasando
- El periodo medio de cobro es bastante mayor que el pactado.
- Solo se reclama a los clientes grandes porque no hay tiempo para el resto.
- Nadie sabe de memoria qué facturas están vencidas y por cuántos días.
- La reclamación depende de que alguien se acuerde.
Cómo se automatiza, paso a paso
Cartera de vencimientos siempre actualizada
Lectura diaria del estado de las facturas en el ERP y de los cobros conciliados. Sin conciliación fiable, cualquier automatización de recobro acaba reclamando facturas ya pagadas, que es la peor forma de quedar mal.
Secuencia escalada por tramos
Un recordatorio amable antes del vencimiento, un aviso a los pocos días de vencer, uno más firme a las dos semanas y el escalado a una persona a partir de ahí. Los tramos y el tono los defines tú.
Segmentación por cliente
No se trata igual a un cliente histórico que se ha despistado que a uno que acumula tres facturas vencidas. La secuencia cambia según el histórico de comportamiento de pago.
Revisión humana antes de cada envío
Los avisos se preparan y quedan en una bandeja para aprobación. Reclamar por error a un cliente que ya pagó cuesta más que el minuto de revisarlo, y en recobro la relación comercial está en juego.
Escalado y registro
Cuando la secuencia se agota, el caso pasa a una persona con todo el histórico reunido: qué se envió, cuándo y qué respondió el cliente.
Qué sale mal cuando sale mal
Errores concretos de este proceso. Si estás valorando a otro proveedor, pregúntale por ellos.
Reclamar facturas ya cobradas
Ocurre cuando la conciliación va con retraso. Es la razón por la que casi siempre recomendamos automatizar primero la conciliación bancaria y después el recobro.
Mismo tono para todos
Un aviso automático genérico a un cliente de quince años hace daño comercial. La segmentación no es un adorno del proyecto.
Enviar sin revisar
Es el caso más claro donde la revisión humana no es negociable: cada mensaje toca la relación comercial y el dinero a la vez.
Qué necesitamos de ti
- Conciliación bancaria fiable y al día
- Estado de facturas accesible desde el ERP
- Condiciones de pago pactadas registradas por cliente
- Alguien que apruebe los envíos, aunque sean cinco minutos al día
Preguntas sobre cobros e impagados
¿No queda frío reclamar con un sistema?
Los mensajes los escribes tú y una persona los aprueba. Lo que automatizamos es que no se olvide, no el trato. En la práctica queda menos frío que reclamar tres meses tarde y de golpe.
¿Puede llamar por teléfono?
No lo montamos. Una llamada automatizada de cobro es agresiva y en España genera rechazo. El escalado a llamada lo hace una persona.
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Todos los procesos
Ver la lista completa de lo que automatizamos con más frecuencia.
¿Hablamos de qué se puede automatizar en tu empresa?
Una llamada de 30 minutos, sin coste y sin compromiso. Salimos de ella con dos o tres procesos concretos identificados y una estimación honesta de lo que costaría automatizarlos. Si creemos que no te compensa, te lo decimos en esa misma llamada.