Cómo automatizar la conciliación bancaria
La conciliación es el trabajo perfecto para automatizar: reglas claras, volumen alto y cero creatividad. Lo que queda para la persona es lo que no casa, que es donde está el criterio.
Cómo saber si te está pasando
- Cada mes alguien pasa uno o dos días cuadrando el banco.
- Se descarga el extracto y se cruza a ojo contra la lista de facturas.
- Hay cobros de clientes que nadie sabe a qué factura corresponden.
- El cierre mensual se retrasa siempre por lo mismo.
Cómo se automatiza, paso a paso
Entrada automática del extracto
El extracto en norma 43 entra solo, por descarga programada del banco o por un agregador. La norma 43 es el formato estándar de la banca española y casi todas las entidades lo ofrecen aunque no lo anuncien.
Casado por importe y fecha
Primera pasada: se cruzan importes exactos dentro de una ventana de días. Resuelve la mayor parte del volumen sin ambigüedad.
Casado por concepto
Segunda pasada sobre lo que queda: se analiza el texto del concepto buscando número de factura, nombre de cliente o referencia de remesa. Aquí la IA aporta, porque el concepto bancario es texto libre y sucio.
Cobros agrupados y parciales
Un cliente que paga tres facturas en una transferencia, o solo una parte. Se propone la combinación más probable y se marca para confirmación.
Bandeja de excepciones
Lo que no casa queda en una lista corta con el contexto ya reunido. Es el único sitio donde hace falta una persona, y suele ser un puñado de movimientos.
Qué sale mal cuando sale mal
Errores concretos de este proceso. Si estás valorando a otro proveedor, pregúntale por ellos.
Casar solo por importe
Con dos facturas del mismo importe, el casado por importe se equivoca en silencio. Siempre debe haber una segunda señal: fecha, concepto o cliente.
Dar por bueno lo dudoso
Un casado con poca confianza que se aplica sin confirmar es peor que no casar nada, porque el error queda enterrado y se descubre en el cierre anual.
Olvidar las comisiones
Comisiones bancarias, gastos de devolución y comisiones de pasarela hacen que el importe recibido no coincida con el facturado. Si no se contemplan, generan excepciones perpetuas.
Qué necesitamos de ti
- Acceso al extracto en norma 43 o a un agregador bancario
- Acceso de lectura y escritura al programa de contabilidad
- Criterio definido sobre qué diferencia se considera aceptable por redondeo
Preguntas sobre conciliación bancaria
¿Mi banco da norma 43?
Casi con seguridad. Es el formato estándar de la banca española. A veces hay que pedirlo expresamente al gestor porque no aparece activado en la banca electrónica.
¿Es seguro dar acceso a mis cuentas?
Trabajamos siempre con acceso de solo lectura y, cuando el banco lo permite, con un usuario específico revocable. Nunca pedimos las credenciales de tu banca electrónica personal.
¿Sirve si tengo varias cuentas y varios bancos?
Sí, y es cuando más ahorra. Cada entidad se trata como una fuente más y la conciliación es única.
Procesos relacionados
Facturas de proveedor
Es el proceso donde la IA aporta más y arriesga menos: leer un PDF desordenado y convertirlo en datos, dejando la decisión contable a una persona.
Cobros e impagados
Perseguir cobros es incómodo y por eso se hace tarde y de forma desigual. Un sistema que avisa siempre a los mismos días cobra antes, sin que nadie tenga que armarse de valor.
Todos los procesos
Ver la lista completa de lo que automatizamos con más frecuencia.
¿Hablamos de qué se puede automatizar en tu empresa?
Una llamada de 30 minutos, sin coste y sin compromiso. Salimos de ella con dos o tres procesos concretos identificados y una estimación honesta de lo que costaría automatizarlos. Si creemos que no te compensa, te lo decimos en esa misma llamada.