Cómo automatizar la entrada de pedidos
Es el proceso que más veces nos piden en distribución e industria, y el que más rápido se paga: dos personas tecleando toda la mañana pasan a confirmar.
Cómo saber si te está pasando
- Los pedidos llegan por correo en PDF, Excel o directamente en el cuerpo del mensaje.
- El pedido no entra en preparación hasta media tarde porque antes hay que teclearlo.
- Hay devoluciones por referencias mal tecleadas.
- En campaña alta hay que meter horas extra solo para dar entrada a los pedidos.
Cómo se automatiza, paso a paso
Captura del pedido venga como venga
Buzón único que recoge correos con adjunto, correos con el pedido en el cuerpo, y ficheros dejados en una carpeta compartida. No obligamos al cliente a cambiar cómo pide: eso nunca funciona.
Lectura con IA
Extracción de cliente, referencias, cantidades, precios pactados si vienen, dirección de entrega y fecha solicitada. Los formatos de pedido varían entre clientes y cambian sin avisar; por eso no usamos plantillas fijas.
Casado contra tu catálogo
Cada línea se casa contra tu maestro de artículos por referencia, por referencia del cliente si la tenéis mapeada, o por descripción. Lo que no se reconoce con seguridad suficiente se marca; no se adivina.
Validaciones de negocio
Comprobación de stock disponible, de tarifa aplicable a ese cliente, de riesgo de crédito y de mínimos de pedido. Las incidencias se muestran junto al pedido, no en un correo aparte.
Confirmación del comercial
El pedido aparece preparado en pantalla junto al documento original. El comercial confirma o corrige, y entra en el ERP. De teclear a revisar.
Qué sale mal cuando sale mal
Errores concretos de este proceso. Si estás valorando a otro proveedor, pregúntale por ellos.
Aceptar líneas que no se han reconocido bien
Si la referencia no está clara, el flujo tiene que parar esa línea. Una referencia adivinada se convierte en una entrega equivocada, un transporte de vuelta y un cliente molesto.
No mapear las referencias del cliente
Muchos clientes piden con su propia codificación. Construir esa tabla de correspondencia es la mitad del valor del proyecto y hay que presupuestarla, no descubrirla a mitad.
Olvidar los pedidos que llegan por WhatsApp
Si una parte del volumen entra por ahí y no se contempla, sigue habiendo alguien tecleando y el ahorro se queda a medias.
Qué necesitamos de ti
- Maestro de artículos razonablemente limpio, sin referencias duplicadas
- Acceso al ERP para crear pedidos, aunque sea por importación
- Una muestra de 50 a 100 pedidos reales de distintos clientes para el ajuste
- Tarifas por cliente accesibles si aplicáis precios pactados
Preguntas sobre entrada de pedidos
¿Y si cada cliente manda el pedido de una manera?
Es exactamente el caso donde la IA gana a los sistemas anteriores. No hay que configurar una plantilla por cliente. Lo que sí hay que hacer es mapear sus referencias si usan las suyas.
¿Puede meter el pedido sin que nadie lo mire?
Técnicamente sí y no lo montamos así por defecto. La confirmación cuesta segundos y evita que un error se convierta en una expedición.
¿Funciona con pedidos EDI?
Si ya tienes EDI con un cliente, ese canal es mejor y no hay que tocarlo. Esto resuelve todo el volumen que llega por fuera del EDI, que en pymes suele ser la mayoría.
Procesos relacionados
Presupuestos y propuestas
Si vendes proyectos o servicios, la propuesta la escribe la persona más cara de la empresa. Y casi siempre partiendo de una anterior que hay que buscar.
Alta de clientes
Un cliente nuevo se teclea hoy en tres sitios distintos, con tres resultados ligeramente distintos. De ahí nacen la mitad de los descuadres posteriores.
Todos los procesos
Ver la lista completa de lo que automatizamos con más frecuencia.
¿Hablamos de qué se puede automatizar en tu empresa?
Una llamada de 30 minutos, sin coste y sin compromiso. Salimos de ella con dos o tres procesos concretos identificados y una estimación honesta de lo que costaría automatizarlos. Si creemos que no te compensa, te lo decimos en esa misma llamada.