Cómo automatizar la clasificación del correo entrante
El buzón de información general es donde se pierden las oportunidades. No por mala voluntad: porque alguien tiene que leerlo todo y ese alguien tiene otro trabajo.
Cómo saber si te está pasando
- Hay un buzón general que revisa una persona entre otras tareas.
- Las solicitudes de presupuesto tardan un día en llegar a comercial.
- Las reclamaciones se descubren cuando el cliente llama enfadado.
- El mismo correo se reenvía tres veces antes de llegar a quien corresponde.
Cómo se automatiza, paso a paso
Clasificación por intención
Cada correo se clasifica en categorías definidas por vosotros: solicitud comercial, incidencia, factura, reclamación, proveedor, candidatura, ruido. La clasificación va acompañada de un nivel de confianza.
Resumen en dos líneas
Se genera un resumen y se extraen los datos clave: empresa, persona, qué pide, si menciona un plazo. Quien recibe el correo sabe de qué va sin abrir el hilo entero.
Enrutado con contexto
El correo llega al departamento correcto con el resumen y, si el remitente ya es cliente, con su histórico enlazado desde el CRM o el ERP.
Detección de urgencia y de enfado
Los correos con tono de reclamación o con mención a plazos legales se marcan y saltan la cola. Es una de las cosas que mejor hacen los modelos de lenguaje.
Borrador de respuesta para lo repetitivo
Para las consultas que se repiten, se prepara un borrador basado en respuestas anteriores. Una persona lo revisa y lo envía. Nunca sale solo.
Qué sale mal cuando sale mal
Errores concretos de este proceso. Si estás valorando a otro proveedor, pregúntale por ellos.
Borrar o archivar automáticamente
Nada se elimina. Lo clasificado como ruido va a una carpeta revisable, no a la papelera. Un falso positivo que borra un correo de un cliente es un problema que no se detecta nunca.
Responder sin revisión
Un borrador automático enviado sin mirar acaba antes o después contestando algo incorrecto con la firma de tu empresa.
Categorías demasiado finas
Quince categorías generan más errores que cinco. Se empieza con pocas y se afina con los datos de las primeras semanas.
Qué necesitamos de ti
- Buzón compartido en Google Workspace o Microsoft 365
- Definición de las categorías y de quién atiende cada una
- Histórico de correo para ajustar la clasificación
- Revisión del tratamiento de datos personales del buzón antes de conectar nada
Preguntas sobre clasificación del correo
¿El contenido de mis correos sale de la empresa?
Depende de la arquitectura y esa decisión se toma contigo antes de empezar. Cuando el contenido es sensible, existe la opción de ejecutar el modelo en infraestructura propia. Es más cara y a veces es la única aceptable.
¿Sirve para buzones personales del equipo?
Técnicamente sí y no lo recomendamos. Analizar el correo personal de un empleado tiene implicaciones laborales y de protección de datos que rara vez compensan.
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Todos los procesos
Ver la lista completa de lo que automatizamos con más frecuencia.
¿Hablamos de qué se puede automatizar en tu empresa?
Una llamada de 30 minutos, sin coste y sin compromiso. Salimos de ella con dos o tres procesos concretos identificados y una estimación honesta de lo que costaría automatizarlos. Si creemos que no te compensa, te lo decimos en esa misma llamada.