Primero la norma, después la elegancia técnica
España tiene dos frentes normativos abiertos sobre la factura que afectan a cualquier automatización: el Reglamento de sistemas informáticos de facturación, conocido como Verifactu, y la obligación de factura electrónica entre empresas derivada de la Ley Crea y Crece.
Los calendarios de ambos han cambiado varias veces. Por eso, antes de proponer nada, comprobamos el estado vigente en el BOE y en la sede de la Agencia Tributaria a fecha de tu proyecto, y diseñamos para el escenario más exigente.
Es un orden de prioridades deliberado: cumplir primero, optimizar después. Un flujo brillante que emite facturas fuera del marco legal es un pasivo, no un activo.
Qué significa esto para tu automatización
La consecuencia práctica es que el registro de facturación debe generarlo el sistema homologado, no un flujo nuestro. Nadie debería estar construyendo automatismos que emitan facturas por su cuenta al margen del programa de facturación.
Nuestro trabajo se sitúa alrededor de ese núcleo: preparar los datos que entran, disparar la emisión a través del sistema que corresponde y encargarse de todo lo que viene después.
- Recoger las horas, albaranes o pedidos que hay que facturar y dejarlos cuadrados para revisión
- Lanzar la emisión a través del ERP o del programa de facturación homologado
- Enviar la factura al cliente por el canal correcto, incluida la vía de facturación electrónica cuando aplique
- Conciliar el cobro contra el extracto bancario en norma 43
- Gestionar el aviso de impago con una secuencia escalada y revisada por una persona
Retenciones, IVA y los detalles que rompen los flujos
Las automatizaciones de facturación en España se rompen siempre por los mismos sitios: retención de IRPF en facturas de profesionales, recargo de equivalencia, operaciones intracomunitarias con inversión del sujeto pasivo, y el IGIC si hay clientes en Canarias.
Estos casos se contemplan desde el diseño. Cuando el flujo detecta una combinación que no tiene contemplada, no improvisa: para y avisa.