El error caro: querer que un sistema sustituya al otro
Cada pocos meses alguien intenta convencer a una pyme de que puede tirar el ERP y llevarlo todo en el CRM, o al revés. Nunca sale bien.
El ERP es la verdad contable y fiscal: existencias, márgenes, facturas, obligaciones con Hacienda. El CRM es la verdad comercial: quién es el cliente, qué se le ha ofrecido y en qué punto está la conversación. Son dos naturalezas distintas y las dos hacen falta.
Si alguien te ha propuesto sustituir uno por otro, pídele el plan de cierre contable. Ahí se acaba la conversación.
Una sola fuente de verdad por dato
La regla con la que integramos es simple y no la rompemos: cada dato tiene un sistema propietario, y solo uno. El dato fiscal del cliente vive en el ERP. El estado de la oportunidad comercial vive en el CRM.
El resto de sitios donde ese dato aparece son ventanas, no copias. Se leen del propietario y se muestran.
La alternativa habitual, sincronizar dos bases en ambos sentidos, produce el mismo desastre siempre: dos verdades distintas, nadie sabe cuál es buena, y alguien acaba arreglándolo a mano cada mes. Preferimos discutir esto al principio del proyecto.
Sistemas con los que trabajamos habitualmente
En el tejido de pymes de Madrid nos encontramos casi siempre con los mismos actores, y con todos hemos integrado:
- ERP: Holded, Sage 50 y 200, A3, Odoo, Business Central, SAP Business One
- CRM: HubSpot, Pipedrive, Zoho, Salesforce, Odoo CRM
- Comercio: Shopify, WooCommerce, PrestaShop, Amazon Seller
- Operaciones: Google Workspace, Microsoft 365, Notion, Airtable
- Bancos y cobros: Stripe, Redsys, normas 43 y 34 de la banca española
Qué pasa cuando el ERP no tiene API
Ocurre a menudo con instalaciones antiguas de programas de gestión españoles. Hay salida: acceso directo a la base de datos en solo lectura, importación por ficheros en carpetas vigiladas, o automatización sobre la propia interfaz cuando no queda otra.
Son soluciones menos elegantes y lo decimos claramente: son más frágiles y hay que vigilarlas. Pero funcionan y cuestan mucho menos que migrar el ERP entero.