Integrar Sage con HubSpot
El comercial trabaja en HubSpot y la contabilidad en Sage. El cliente existe en los dos, con dos nombres distintos y dos direcciones distintas. Eso se arregla decidiendo quién manda.
Quién manda sobre cada dato
Es la primera decisión del proyecto y la que evita la mayoría de los problemas posteriores. Un dato, un propietario.
Qué resuelve
- El comercial ve en HubSpot el saldo pendiente del cliente antes de ofrecerle más producto.
- Un negocio ganado en HubSpot crea o localiza la ficha del cliente en Sage sin que nadie teclee el CIF.
- Las facturas emitidas aparecen en la ficha del contacto sin salir del CRM.
- Deja de haber dos versiones del nombre del cliente, una con S.L. y otra sin.
Cómo lo hacemos
Sage es el propietario del dato fiscal. HubSpot lo lee y lo muestra, no lo edita. Es la decisión que evita el 90 % de los problemas posteriores.
El casado entre registros se hace por CIF normalizado, nunca por nombre. El nombre de una empresa se escribe de siete maneras distintas y ninguna coincide.
Cuando un negocio se marca como ganado en HubSpot, el flujo busca el CIF en Sage. Si existe, enlaza. Si no existe, deja el alta preparada para validación humana en lugar de crearla a ciegas.
La lectura hacia HubSpot es de solo lectura sobre propiedades personalizadas bloqueadas, para que nadie pueda editar desde el CRM un dato que vive en contabilidad.
Qué rompe esta integración
Esta es la parte que casi nadie te cuenta antes de firmar. Son problemas específicos de esta combinación, no advertencias genéricas.
La versión concreta de Sage lo cambia todo
Sage 50, Sage 200 y Sage Despachos no se integran igual, y dentro de cada una hay diferencias entre instalación local y versión en la nube. Lo primero que comprobamos es la versión exacta y si hay acceso por API o hay que ir contra la base de datos. Presupuestar sin esa comprobación es adivinar.
Instalación local sin acceso desde fuera
Muchas instalaciones de Sage en pymes de Madrid están en un servidor de la oficina sin acceso externo. Se resuelve con un agente ligero dentro de la red que empuja los datos hacia fuera, sin abrir puertos. Añade una pieza que hay que vigilar y lo decimos antes de firmar.
Contactos frente a empresas
HubSpot separa contacto y empresa; Sage tiene un único cliente que mezcla ambas cosas. Si el mapeo no se define desde el principio, acabas con una empresa duplicada por cada persona que trabaja en ella.
Límites de llamadas de la API de HubSpot
Las cuentas de HubSpot tienen un tope de peticiones diarias que depende del plan. Una sincronización mal diseñada lo agota a media mañana y deja el CRM sin actualizar el resto del día. Se resuelve con procesamiento por lotes y solo de lo que ha cambiado.
Preguntas sobre integrar Sage con HubSpot
¿Funciona con Sage 50 instalado en el servidor de la oficina?
Sí. Cuando no hay API accesible desde fuera, integramos mediante un agente que se ejecuta dentro de vuestra red y solo saca los datos hacia el exterior. No hace falta abrir puertos ni exponer el servidor.
¿Puedo crear facturas en Sage desde HubSpot?
Se puede disparar la creación, pero la factura la sigue emitiendo Sage. Nunca montamos un flujo que construya la factura por su cuenta: el registro de facturación debe generarlo el programa homologado por el marco de Verifactu.
¿Cuánto tarda?
Entre tres y seis semanas según la versión de Sage y el número de campos implicados. La primera semana es la comprobación de acceso, que es donde aparecen las sorpresas.
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