n8n vs Make vs Zapier: cuál elegir en una pyme española

La pregunta llega siempre formulada mal: «¿cuál es mejor?». Las tres herramientas funcionan y las tres tienen empresas contentas detrás. La pregunta útil es otra: ¿cuál de los tres modelos encaja con tu volumen, tus datos y quién va a mantener esto dentro de un año?

Empezamos por lo que nos separa de la mayoría de comparativas que vas a encontrar: nosotros trabajamos habitualmente con n8n, así que lee lo que sigue sabiéndolo. Por eso mismo hemos escrito primero las secciones donde Zapier y Make ganan, y son sinceras: hemos recomendado las dos a clientes y hemos perdido proyectos por hacerlo.

Sobre precios y funcionalidades concretas: no vas a encontrar tarifas en este artículo. Las tres herramientas cambian precios y límites varias veces al año, y una comparativa con cifras envejece en semanas y desinforma. Lo que comparamos son los modelos, que son estables. Antes de decidir, comprueba las tarifas vigentes en la web de cada fabricante.

La diferencia que de verdad importa (y no es el precio)

Si te quedas con una sola idea, que sea esta:

Las dos filas que más dinero mueven son la del modelo de cobro y la del alojamiento. Casi nadie las mira al elegir y las dos aparecen en la factura del mes seis.

Cómo te cobra cada uno, y por qué esto no es un detalle

Aquí está el error de cálculo más caro que vemos.

Zapier cobra por tarea y Make por operación. Eso significa que cada paso de tu flujo consume cuota. Un flujo de 15 pasos que procesa 1.000 documentos al mes no consume 1.000 unidades: consume 15.000.

n8n autoalojado no cobra por volumen. Pagas el servidor. Un flujo de 15 pasos y otro de 60 procesando lo mismo cuestan igual: nada más que la máquina.

La consecuencia práctica es que las tres herramientas viven en zonas de volumen distintas:

• Volumen bajo y flujos cortos: las tres cuestan parecido. La diferencia la marca la comodidad, y ahí gana Zapier.
• Volumen medio con flujos largos: empieza a doler. Es la zona donde muchas empresas descubren que su factura mensual ha triplicado sin cambiar nada de negocio.
• Volumen alto, o procesamiento de documentos, o flujos con muchos pasos: el coste por operación deja de tener sentido y la diferencia se cuenta en órdenes de magnitud.

Haz la multiplicación con tus números reales antes de firmar nada: pasos del flujo × veces que se ejecuta al mes. Si el resultado te sorprende, acabas de ahorrarte el disgusto.

Cuándo Zapier es la respuesta correcta

Y lo decimos sin retorcerlo:

• Cuando el volumen es bajo y va a seguir siéndolo. Cincuenta ejecuciones al mes de un flujo de tres pasos no justifican un servidor, ni un proveedor, ni una conversación con nosotros.
• Cuando no hay nadie técnico y no va a haberlo. Zapier es la única de las tres que una persona de administración puede montar y mantener sola. Ese valor es real y se paga con gusto.
• Cuando necesitas una herramienta muy concreta y de nicho. El catálogo de conectores es el más amplio del mercado. Si tu SaaS raro solo está en Zapier, la discusión ha terminado.
• Cuando necesitas que funcione esta tarde. Ninguna de las otras dos compite en eso.

Si tu caso es alguno de estos, contrátalo y no le des más vueltas. Un proveedor que te venda una instancia autoalojada para conectar un formulario con una hoja de cálculo te está vendiendo su margen, no tu solución.

Cuándo Make es la respuesta correcta

• Cuando quieres lógica visual compleja sin escribir código. Su editor maneja ramificaciones, iteradores y agregadores mejor que Zapier, y sin tocar una línea.
• Cuando el equipo es más de mirar que de leer. Es la herramienta que mejor se entiende de un vistazo cuando el flujo tiene veinte pasos.
• Cuando quieres algo más potente que Zapier pero no quieres gestionar infraestructura. Es exactamente el hueco intermedio, y lo ocupa bien.
• Cuando el volumen es medio y los flujos son cortos, que es donde su modelo de operaciones sale más a cuenta que el de tareas.

Cuándo n8n es la respuesta correcta

• Cuando los datos no pueden salir de tu infraestructura. Datos de salud, información sujeta a secreto profesional, documentación de clientes en un despacho. Es la única de las tres que te permite decir «no sale de aquí» y que sea verdad.
• Cuando procesas volumen o documentos. Si vas a leer facturas, clasificar correo o mover miles de registros, el coste por operación es insostenible y el autoalojado es la única cuenta que cierra.
• Cuando hace falta código. Un if complicado, una transformación de datos rara, una llamada a una API que nadie ha conectado nunca. n8n lo asume como algo normal; las otras dos lo tratan como una excepción.
• Cuando el proceso es el núcleo de tu negocio. Si tu operación depende de ese flujo, tenerlo en una plataforma cuyas condiciones no controlas es un riesgo de continuidad, no un detalle técnico.

Y ahora la parte incómoda: n8n exige un servidor, actualizaciones, copias de seguridad y alguien que sepa mirar un registro de errores. Si nadie va a hacer eso, autoalojar es peor que no autoalojar. Un n8n desatendido durante ocho meses es una bomba de relojería, y hemos entrado a apagar unas cuantas.

El factor español, que ninguna comparativa internacional menciona

Tres cosas que cambian la decisión y que no vas a leer en un artículo escrito en California.

RGPD y residencia del dato. Si el flujo trata datos personales y la plataforma los procesa fuera del Espacio Económico Europeo, necesitas base válida de transferencia conforme al capítulo V del RGPD y saber exactamente dónde se procesan. Con una plataforma en la nube eso significa leer su acuerdo de tratamiento y confiar. Con una instancia propia, la pregunta desaparece.

Facturación y Verifactu. Ninguna de las tres es un sistema de facturación homologado y ninguna debería estar emitiendo facturas por su cuenta. El registro de facturación lo genera tu programa homologado. Cualquiera de las tres sirve para automatizar lo que pasa antes y después. Lo explicamos con detalle en automatización de facturación y Verifactu.

Los programas de gestión que se usan aquí. Sage, A3, Holded, Contasol, Business Central. El catálogo de conectores de Zapier es enorme y está lleno de herramientas anglosajonas: para el software de gestión español, en la práctica vas a tirar de llamadas HTTP, lectura de base de datos o ficheros, y ahí las tres se igualan porque ninguna trae el conector hecho. Nuestras páginas de integraciones cuentan qué vía toca en cada caso.

El coste que nadie calcula

La comparación honesta no es «cuota mensual A contra cuota mensual B». Es el coste total, y tiene cuatro partidas:

1. La cuota o el servidor. La única que aparece en las comparativas.
2. Quién lo monta. Una hora de trabajo interno cuesta lo mismo que una hora facturada; que no salga una factura no significa que sea gratis.
3. Quién lo mantiene. Actualizaciones, credenciales que caducan, APIs que cambian. Con plataforma en la nube, parte de esto lo absorbe el fabricante y es una ventaja legítima. Con autoalojado, es tuyo o de tu proveedor.
4. Qué cuesta salir. Si dentro de dos años quieres cambiar, ¿te llevas algo? Con Zapier y Make, rehaces. Esta partida solo aparece cuando ya es tarde.

[Certain] el punto 4 es el que más veces hemos visto ignorar y el que más caro sale.

Nuestro sesgo, declarado

Trabajamos con n8n en la mayoría de proyectos. No es una preferencia estética: viene de dos convicciones que nos cuestan clientes.

La primera es que el servidor y los datos deben ser del cliente. Hemos visto demasiadas empresas atrapadas en herramientas que subieron precio sabiendo que migrar era imposible.

La segunda es que los procesos que sostienen un negocio no deberían vivir en una plataforma cuyas condiciones no controlas. Cuando el flujo es la entrada de pedidos o la facturación, la continuidad importa más que la comodidad.

Ese sesgo tiene un coste que asumimos: hay casos donde una plataforma en la nube habría bastado y era más barata en total. Cuando detectamos que el tuyo es uno de esos, te lo decimos aunque signifique no facturarte nada.

Cómo decidir en cinco preguntas

Contéstalas y la respuesta sale casi sola.

1. ¿Cuántas veces al mes se ejecuta y cuántos pasos tiene el flujo? Multiplica. Si el resultado son decenas de miles, el cobro por operación queda descartado.
2. ¿Entran datos personales sensibles o sujetos a secreto profesional? Si la respuesta es sí, la residencia del dato deja de ser negociable.
3. ¿Hay alguien que pueda mirar un servidor una vez al mes? Si no, y no vas a contratarlo, no autoalojes.
4. ¿Este proceso es crítico para la operación? Cuanto más crítico, más peso tiene el poder llevártelo.
5. ¿Necesitas que funcione esta semana? Si sí, Zapier y ya lo optimizarás después. Un flujo funcionando hoy vale más que el flujo perfecto del trimestre que viene.

Y una recomendación que no esperabas

No elijas herramienta todavía. Mide primero el proceso: cuántas veces al mes, cuántos minutos, cuántos errores. Con esos tres números sabes si merece la pena automatizar, y solo entonces la elección de herramienta tiene sentido — porque ya sabes el volumen, que es la variable que decide.

Tenemos una calculadora de ROI que hace la cuenta en tu navegador, sin pedirte el correo. Y si prefieres empezar por el problema en lugar de por la herramienta, la lista de procesos que más se automatizan está ordenada por lo que más nos piden.

Si quieres una segunda opinión sobre una decisión que ya tienes medio tomada, escríbenos y te decimos qué elegiríamos y por qué. Aunque la respuesta sea que no nos necesitas.