Verifactu y automatización de facturación: qué puedes y qué no puedes hacer

Nota editorial — RELLENAR ANTES DE PUBLICAR. El calendario de aplicación de Verifactu y de la factura electrónica obligatoria entre empresas ha sufrido varias modificaciones. Antes de publicar este artículo, verifica el estado vigente en el BOE y en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, escribe aquí las fechas concretas y añade la fecha de consulta. Publicar fechas desactualizadas sobre obligaciones fiscales es un riesgo real para el lector y para nosotros.

Cada vez que hablamos de automatizar facturación con una empresa de Madrid aparece la misma pregunta, formulada con distintos grados de preocupación: «¿pero esto se puede hacer con lo de Verifactu?».

La respuesta corta es que sí, que se puede automatizar mucho, y que la clave está en entender qué parte del ciclo toca la norma y qué parte no.

Qué es Verifactu, en dos párrafos

Verifactu es el nombre coloquial del reglamento que regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación en España. Su objetivo es impedir el software de doble uso: programas que permitían emitir una factura y después borrarla o modificarla sin dejar rastro.

Para conseguirlo, exige que cada factura emitida genere un registro de facturación íntegro, inalterable, trazable y encadenado con el anterior mediante una huella digital. Ese registro se puede remitir a la Agencia Tributaria de forma inmediata —la modalidad que da nombre a Verifactu— o conservarse localmente con requisitos adicionales de firma y conservación.

Conviene no confundirlo con la factura electrónica obligatoria entre empresas, derivada de la Ley Crea y Crece, que es una obligación distinta con su propio calendario y que regula el formato y el canal de intercambio de la factura, no la integridad del sistema que la emite.

La consecuencia práctica para automatizar

Aquí está lo importante, y es más simple de lo que parece:

El registro de facturación lo genera el sistema de facturación, no un flujo automatizado que montes por tu cuenta.

Esto descarta un patrón que se ve con cierta frecuencia y que es un problema esperando a ocurrir: montar un automatismo que construye la factura por su cuenta, genera el PDF y se lo manda al cliente, al margen del programa de facturación de la empresa.

Ese diseño puede funcionar técnicamente y ser inválido normativamente. Y cuando se descubre, no se descubre en una revisión interna.

Qué sí se puede automatizar, que es casi todo

El ciclo de facturación tiene mucho más que el acto de emitir. Todo esto queda fuera del núcleo regulado y es donde está la mayor parte del ahorro:

Antes de emitir. Recopilar lo que hay que facturar: horas imputadas, albaranes entregados, pedidos servidos, suscripciones vencidas. Cuadrarlo, detectar lo que falta y dejar la propuesta de facturación preparada para revisión. En despachos y empresas de servicios, esta preparación se lleva más tiempo que la emisión.

El disparo de la emisión. Lanzar la creación de la factura a través del ERP o del programa homologado, mediante su API o su mecanismo de importación. La factura la sigue emitiendo el sistema que corresponde; lo que se automatiza es que alguien no tenga que entrar a darle a un botón.

Después de emitir. El envío al cliente por el canal correcto, incluida la vía de facturación electrónica cuando sea aplicable. La conciliación del cobro contra el extracto bancario en norma 43. El aviso de impago con una secuencia escalada. El informe mensual para la asesoría.

En la práctica, el trabajo humano se concentra en revisar una propuesta ya cuadrada, y eso es cuestión de minutos en lugar de días.

Los detalles que rompen los flujos españoles

Las automatizaciones de facturación en España se rompen casi siempre por los mismos sitios. Si estás valorando un proyecto, pregunta explícitamente por estos casos:

• Retención de IRPF en facturas de profesionales, con sus distintos tipos.
• Recargo de equivalencia cuando el cliente es minorista en ese régimen.
• Operaciones intracomunitarias con inversión del sujeto pasivo y validación del número de operador en el VIES.
• IGIC en clientes de Canarias, y los regímenes de Ceuta y Melilla.
• Abonos y rectificativas, que tienen sus propias reglas de numeración y encadenamiento.

Un flujo bien diseñado no improvisa ante estos casos. Cuando detecta una combinación que no tiene contemplada, se detiene y avisa. Es preferible una factura que no sale a una factura que sale mal.

Si quieres el detalle de cómo montamos esto, está en la página de automatización de facturación y Verifactu. Y si el cuello de botella está antes, en la entrada de las facturas de compra, el proceso concreto es este otro.

Antes de contratar a nadie

Dos comprobaciones que puedes hacer tú:

1. Pregunta a tu proveedor de software de facturación si su programa cumple los requisitos del reglamento y pídele la declaración responsable. Es su obligación tenerla, y esa respuesta condiciona todo lo demás.
2. Desconfía de quien se presente como «solución Verifactu» sin enseñar esa documentación. El cumplimiento vive en el programa de facturación; quien automatiza alrededor no puede otorgártelo.

Si quieres revisar tu ciclo de facturación antes de automatizar nada, hablamos media hora sin coste y te decimos qué se puede tocar y qué conviene dejar quieto.